Річною інвентаризацією охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.
Також інвентаризації підлягають активи і зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.
Річну інвентаризацію можна розділити на такі групи виходячи з особливостей проведення кожної з них, що встановлені Положенням №879:
- інвентаризація основних засобів;
- інвентаризація нематеріальних активів;
- інвентаризація незавершених капітальних інвестицій;
- інвентаризація запасів;
- інвентаризація біологічних активів;
- інвентаризація готівки, коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності;
- інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей;
- інвентаризація витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів.
Строки проведення річної інвентаризації визначені п. 10 розд. І Положення №879. І ці строки залежать від предмету інвентаризації. Проте ці строки не є жорсткими, їх можна скоріше вважати рекомендованими. Фактичні дати початку та закінчення річної інвентаризації та/або різних її етапів визначає керівник юрособи у наказі про інвентаризацію.
Фактично річна інвентаризація є підготовчим етапом для складання фінансової звітності. А оскільки така звітність складається на останній день звітного року, то і інвентаризацію необхідно провести (закінчити) до 31 грудня.
Але зовсім не обов’язково проводити інвентаризацію саме 31 грудня (дату складання фінзвітності) — фактичну дату, на яку буде проведено інвентаризацію певних активів та зобов’язань, керівник підприємства визначає самостійно у відповідному наказі.
Є строки проведення річної інвентаризації певних активів та пасивів юрособи, зазначені в Положенні №879:
| Не раніше ніж за три місяці до дати балансу (з 01.10 до 31.12) |
| необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які вирушать у тривалі рейси, тощо); запаси (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством); поточні біологічні активи; дебіторська та кредиторська заборгованість; витрати і доходи майбутніх періодів; зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків із бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування). |
За рішенням керівника підприємства інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку обсягом не менше 30% усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років.
Що ж стосується основних засобів, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством, то їх інвентаризацію слід провести до дати тимчасового вибуття таких об’єктів з підприємства.
| Не раніше ніж за два місяці до дати балансу (з 01.11 до 31.12) |
| незавершені капітальні інвестиції; незавершене виробництво; напівфабрикати; фінансові інвестиції; гроші; кошти цільового фінансування; зобов’язання у частині невикористаних забезпечень; розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. |
Є й такі об’єкти, інвентаризація яких може бути проведена у будь-який час, та мало того, періодичність її проведення становить не рідше одного разу на три роки. Зокрема, це стосується таких об’єктів:
- земельні ділянки;
- будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти (крім нерухомого майна державних підприємств).
Таким чином, річну інвентаризацію слід проводити у будь-який визначений керівником день, але враховуючи наведені вище терміни. Якщо підприємство невелике і впорається з інвентаризацією доволі швидко, то інвентаризацію його можна провести і в грудні. Але велике підприємство, тим більше таке, що має активи, розташовані в різних місцях зберігання, може за місяць і не впоратися, тож йому доведеться почати ще в жовтні.
Зрозуміло, що якщо проводити інвентаризацію на будь-яку іншу дату, ніж 31 грудня, — її показники (залишки активів та зобов’язань) будуть відрізнятись від показників фінансової звітності (оскільки від дати проведення інвентаризації до дати балансу в об’єктах інвентаризації можуть відбутись зміни). Але це не є помилкою, оскільки якщо інвентаризація буде вчасно і правильно проведена, а наступні господарські операції правильно відображені в обліку, це не скасовує вірогідність даних у фінзвітності.